Тема Microsoft Word 2

20 Февраль 2014 →

Тема Microsoft Word

Форматирование многостраничного документа

Практическая работа № 1

Цель: Научиться форматировать многостраничный документ, оформлять оглавления, сноски, вставка колонтитулов, номеров страниц.

ТХТ(«простой текстовый»).

Один из первых (если не первый) текстовых форматов, широко используется по сей день. Так как текст хранится в виде последовательности символов, то размер файла в байтах равен числу символов плюс непечатаемые символы (знак пробела, табуляции, знак конца абзаца и другие - их еще называют знаками форматирования). За счет этого достигается малый размер файла. Однако возможности по форматированию подобных документов сильно ограничены. По сути - это просто текст. Текстовые данные могут храниться не только в контейнерах с расширением ТХТ, это расширение не являются обязательными и служит для облегчения выбора программы, котороя открывает файл по умолчанию.

RTF - «Rich Text Format».

Свободный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, созданный Microsoft в 1987 году. Ныне он широко распространен, поэтому большинство современных текстовых редакторов его поддерживают. Создав RTF на платформе Windows, он прекрасно будет читаться и редактироваться на других платформах (Apple, Linux и другие). Стандарт де-факто в полиграфии.   RTF позволяет производить и сохранять достаточно сложное форматирование, вставлять сноски, колонтитулы, рисунки, таблицы и формулы, хотя в этом он все же уступает формату DOC. Уступает он DOC и в объеме файлов: сложные документы более компактно хранятся в DOC-файлах (простые - наоборот). Однако RTF выигрывает спор с DOC в отношении безопасности, так как не использует макросы. Поэтому зараженные макровирусами файлы Word можно «вылечить» сохранением в RTF-формат. Кроме того, формат RTF устойчив к повреждению файла. Если в DOC-файле изменить хотя бы один байт, то он уже не откроется в Word. А повреждение файла в формате RTF может привести только к потере поврежденного куска текста.

DOC.

Сначала это расширение использовалось для обозначения простых текстовых файлов без форматирования, однако в начале 90-х Microsoft фактически его «приватизировала». Поэтому сейчас DOC ассоциируется только с продуктами этой компании. Этот формат обеспечивает большие возможности по форматированию текста (включены сценарии, макросы). За счет этого ухудшилась совместимость с текстовыми редакторами сторонних разработчиков. В файле этого формата содержится огромное количество информации о шрифтах, начертании символов, абзацных отступах и интервалах, даже если все это вам совсем не нужно. Именно из-за этой дополнительной информации файл, содержащий только текст, превышает размер RTF-файла. Однако при включении в документ различных графических элементов и изображений DOC выигрывает в размере и обеспечивает большую совместимость. В отличие от ТХТ и RTF DOC является бинарным форматом, что делает его нечитабельным в простых текстовых редакторах. К примеру, «блокнот» может просматривать некоторые RTF-файлы. Популярен наравне с RTF.

DOCX.

С появлением Office 2007 компания Microsoft перешла на новые форматы, базирующиеся на Office Open XML (визуально отличаются тем, что к расширениям добавлена буква «х» на конце). Формат представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные. Для уменьшения размера файла используется ZiP-компрессия. Документы обратно совместимы с Office 2000/XP/2003, только если установлен Microsoft Office Compatibility Pack (найти и скачать его можно с официального сайта Microsoft, размер файла 27,8 Мб). Если нужно срочно сконвертировать DOCX в другой формат, воспользуйтесь услугами сайта http://docx-converter.com/. Если вы пользуетесь последней версией Office и планируете передавать файлы кому-либо, сохраняйте документы в RTF или DOC.

ODT/ODF («Open Document Format»).

ODF - общее наименование открытого формата документов для офисных приложений (текст, таблицы, рисунки, базы данных, презентации). Текстовые данные хранятся в файлах с расширением ODT. Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300. Федеральное Агентство по Техническому Регулированию и Метрологии, входящее в состав Министерства Промышленности и Торговли Российской Федерации, издало приказ об утверждении формата OpenDocument (ODF) в качестве национального стандарта.( Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0», идентичный международному стандарту ISO/IEC 26300:2006). Введен в действие - 1 июня 2011 года. ODF доступен для всех и может быть использован без ограничений. Эдакая бесплатная альтернатива закрытым форматам Microsoft. Для того чтобы производить чтение и запись формата ODF в продуктах Microsoft, был выпущен плагин Sun ODF Plugin for Microsoft Office. Поддержка ODF в Microsoft Office 2007 была введена с выпуском с Service Pack 2. К сожалению, по-прежнему уступает по распространенности RTF и DOC.

HTML (от англ. Hypertext Markup Language -«язык разметки гипертекста»).

Стандартный язык разметки документов в интернете (расширение .htm/html). Веб-страницы создаются при помощи языка HTML (или XHTML). HTML был разработан британским ученым Тимом Бернерсом-Ли в 1991 году как язык для обмена научной и технической документацией, пригодный для использования людьми, не являющимися специалистами в области верстки. Текст с разметкой HTML должен был без стилистических и структурных искажений воспроизводиться на различных устройствах. Однако позже активное внедрение мультимедийного и графического оформления на-рушило эти планы. Для просмотра HTML-документов не нужны специальные редакторы, достаточно стандартных средств, встроенных в ОС. По открытости, индексируемости, конвертируемости и читаемости превосходит любые другие форматы. К сожалению, графика обычно сохраняется в отдельной папке.

PDF (Portable Document Format -переносимый формат документов).

Кроссплатформенный формат электронных документов, созданный фирмой Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. В первую очередь предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции. Для просмотра можно использовать официальную бесплатную программу Adobe Reader, атакже программы других разработчиков. Удобен тем, что решена проблема со слетевшим форматированием, неправильным отображением внедренных графических элементов, отсутствием тех или иных шрифтов. Файл на любой платформе будет отображен в таком же виде, в каком он был создан. Традиционным способом создания PDF-документов является следующий: документ как таковой готовится в своей программе, а затем экспортируется в PDF. Некоторые программы имеют возможность для прямого экспорта (без использования виртуального принтера). Например, OpenOffice.org.  Стандарт де-факто для большинства документации.

XML-форматы («extensible Markup Language»).

Существует довольно много текстовых форматов, созданных для одного конкретного устройства или программы. Например, электронные книги. К ним можно отнести Rocket e-book (.rb), Microsoft Reader (.lit), PalmDoc, MobiPocket (.pro) и т.д. Как правило, все они созданы с помощью языка XML. Самым удачным и самым распространенным из них является формат FictionBook (FB2). На данный момент это самый прогрессивный и перспективный формат для электронных книг. Единственный его недостаток -длительные временные затраты при подготовке начального текста. Что окупается удобством чтения. В FictionBook упор сделан на структурирование документа: с помощью тегов можно выделять различные области текста (главы, заголовки, цитаты, врезки). Как все будет выглядеть на экране, зависит от программы-ридера. Если требуется оформить документ определенным образом, имеется возможность присоединения таблицы стилей.

____________________________________________________

Режимы отображения документов

Word предлагает несколько способов отображения документа, которые облегчат выполнение определенной задачи редактирования.

• Обычный режим. Наиболее подходит для общих задач редактирования.

• Режим разметки. Идеально подходит для форматирования и разметки страниц.

• Режим электронного документа. Отображает документ во весь экран.

• Режим структуры. Создан для работы со структурой документа.

Режим разметки страницы

Окно режима разметки практически не отличается от окна обычного режима. Но включив отображение линейки, вы кроме горизонтальной линейки увидите еще и вертикальную, которая позволяет оценивать положение объектов на странице по второй координате. Приемы перемещения по документу тоже совпадают в обоих режимах, однако в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) в режиме разметки появляются три дополнительных пункта —По ширине текста (Text Width), Страница целиком (Whole Page) и Две страницы (Two Pages), названия которых не требуют дополнительных пояснений.

Работая в режиме разметки, не спешите расставлять объекты и форматировать текст. Для начала следует настроить размеры страницы и ее полей.

режим чтения

Предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства.

«Вид» – группа «Режимы просмотра документа» – «Режим чтения»;

В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».

 Параметры просмотра режима чтения

 Так же в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».

 Используя кнопку «Цвет выделения текста» можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:

Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;

Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.

Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших отрезков текста (наиболее точный перевод).

Веб-страница (интернет-страница, web-страница, страница www, web-page) - это логическая единица интернета, однозначно определяемая адресом (URL). Можно сказать, что веб состоит из сайтов, а сайты, в свою очередь - из страниц. Веб-страницы (web-pages) пишутся на языке HTML. Вообще говоря, веб-страница может состоять из нескольких частей (фреймов), каждый из которых является отдельной страницей со своим собственным адресом. Также веб-страницы могут включать картинки, музыку, видео, скрипты и др.

СТРУКТУРА

Основное удобство при просмотре документа в этом режиме заключается в том, что есть возможность настраивать отображение любого уровня структуры, скрывая при этом те уровни, которые занимают более низкую иерархию. Для этого надо всего лишь выбрать нужный уровень из выпадающего списка "Показать уровень".

У каждого элемента, имеющего подуровни, присутствует значок "+". Двойной щелчок на значке позволяет отобразить/скрыть подуровни.

Уровни можно перемещать вверх/вниз относительно друг друга, а также изменять само значение уровня на более низкое/высокое. Для этих целей служат зелененькие и синенькие стрелочки, расположенные слева на панели "Работа со структурой".

_______________________________________________________________________________

ЛИБО ЭТО :В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:

Разметка страницы;

Режим чтения;

Веб-документ;

Структура;

Черновик.

Рассмотрим их по порядку.

Разметка страницы

Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

Выбор режима «Разметка страницы»

Используйте комбинацию клавиш ;

Вкладка «Вид» - группа «Режимы просмотра документа»;

Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).

Увеличить рисунок

Рисунок 1. Режим «Разметка страницы».

Режим чтения

Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:

«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;

В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».

В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».

«Не открывать вложения на весь экран» - если включена эта опция, то вложения электронной почты будут раскрываться в окнах ограниченного размера. Рекомендуется для удобства работы оставлять этот пункт включенным;

«Увеличить размер текста» - позволяет увеличивать размер шрифта всего текста документа. Применяйте эту опцию, если для вас текст документа слишком мелкий. Если наоборот, используйте «Уменьшить размер текста». Один щелчок на данных областях изменяет размер шрифта на 2пт. То есть если шрифт был равен 12пт, то после щелчка (увеличение) он будет равен 14пт и наоборот;

«Показать одну страницу» - отображает одну страницу на экране. «Показать две страницы» - соответственно две;

«Показать печатную страницу» - позволяет увидеть страницу в виде, идентичном печатному. Используйте перед выводом документа на печать;

«Параметры полей» - позволяет задать параметры полей, что вполне оправданно, поскольку в режиме чтения зачастую обнаруживается ряд ошибок в их расположении, незаметных в стандартном режиме;

«Разрешить ввод» - позволяет править документ в режиме чтения (правда с весьма ограниченными возможностями);

«Исправления» - позволяет вести учет внесенных исправлений;

«Показать примечания и исправления» - если вам сначала надо прочитать весь текст перед правкой, а примечания вас отвлекают – отключите их. Затем, когда вы повторно будете читать документ, и вам надо будет ориентироваться на внесенные примечания, включите их;

«Показать исходный или измененный документ» - позволяет увидеть документ «до» и «после» внесения изменений.

Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.

Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».

Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:

Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;

Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.

Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).

Увеличить рисунок

Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.

При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:

«Справочники» - использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;

«Цвет выделения текста» - выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;

«Создать примечание» - создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;

«Найти» - открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.

Увеличить рисунок

Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.

Выход из режима чтения

Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите .

Веб-документ

Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.

Выбор режима «Веб-документ»

Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;

«Строка состояния» – «Веб документ».

Черновик

Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).

Выбор режима «Черновик»

«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Черновик»;

«Строка состояния» - «Черновик»;

Комбинация клавиш .

Настройка режима «Черновик»

Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.

«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;

В области «Показывать содержимое документа» - включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.

Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:

«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;

В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).

Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).

Увеличить рисунок

Рисунок 5. Настройка режима «Черновик».

Структура документа

Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».

Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.

Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.


See also:
Учебный материал
Похожие записи
  • тест метрология 1
    ООП: 260902.65 - Конструирование швейных изделийДисциплина: Метрология, стандартизация и сертификацияГруппа: бкид-1 Дата...
  • тест Мен в МП пол 3 курс студ
    Раздел 1. Общие подходы к менеджменту. 1. Английское слово «менеджмент» употребляется, когда...
  • тест КП 3
    ТЕСТЫ ПО КОНСТИТУЦИОННОМУ ПРАВУ РФ РАЗДЕЛ 1. Основы теории конституционного права. Конституционное...

Комментарии закрыты.