Тема 2.3. Правила спілкування фахівця

20 Февраль 2014 →

Лекційний матеріал до теми 2.3.

Тема 2.3. Правила спілкування фахівця при проведенні зустрічей, переговорів, прийомів та по телефону.

Мета: з’ясувати сутність і зміст ділового спілкування, які діють етичні норми в професійному спілкуванні; розглянути сучасні теорії міжособових стосунків, поняття мовленнєвого етикету; вивчити основні правила ділового спілкування під час ділової бесіди, службової наради; вивчити основні правила ділового спілкування під час переговорів; усвідомити загальні принципи і правила ділового спілкування фахівця: моральність, повага до інших людей, раціональність, правила критики і самокритики; дотримуватися культури службового телефонного діалогу.

Після виконання роботи студент повинен

знати: етичні правила ділового спілкування; правила ведення службової бесіди та наради, суть і функції переговорів; правила телефонної ділової розмови;

уміти: говорити, слухати, формулювати запитання, сприймати партнера та вести службову бесіду та службову нараду, володіти парадигмою етикетних мовних формул; диференціювати ситуації спілкування і модель поведінки під час діалогічного мовлення; спілкуватися по телефону, вести ділові переговори згідно з правилами ділового спілкування.

Питання, що розглядаються:

1. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування [3], с.212-215:

1.1. Ділова телефонна розмова [1], с.29-31, [2], с.316-318, [3], с.217-220.

1.2. Службова бесіда [2], с.314-315. [3], с. 215-216.

1.3. Ділова нарада [2], с. 303-304, [3], с.220-222.

1.4. Переговори (див. Додаток).

Мотивація знань

Сьогодні керівникам багатьох підприємств і фірм, а також бізнесменам, що контактують або бажають вступити в ділові відносини з іншими організаціями, як на території України, так і за кордоном, не вистачає елементарних знань про ділове спілкування, про переговори та методи й етапи їх проведення. Зіткнення точок зору, думок, позицій - явище, яке дуже часто зустрічається у виробничому і громадському житті. Щоб створити правильну лінію поведінки в переговорному процесі, дуже корисно знати, що таке ділові переговори, знати їхні основні етапи і специфіку, стратегію і тактику взаємодії в переговорах тощо. Вміння професійно провести переговори підвищує культуру спілкування і забезпечує зростання як усього підприємства або фірми в цілому, так і кожного його співробітника окремо.

Кожній людині приходиться зіштовхуватися з тим, що прийнято називати діловим спілкуванням. Як правильно скласти офіційний лист або запрошення, прийняти партнера і провести переговори з ним, розв'язати спірне питання і налагодити взаємокорисне співробітництво? Усім цим питанням у багатьох країнах приділяється дуже велика увага. Особливе значення ділове спілкування має для людей, зайнятих бізнесом. Багато в чому від того, наскільки вони володіють наукою і мистецтвом спілкування, залежить успіх їхньої діяльності. На Заході відповідні навчальні курси є практично в кожнім університеті і коледжі.. Але зараз часи змінилися, тому актуальність цього питання все більше зростає з кожним днем. Багато людей почали відвідувати курси з мистецтва спілкування, а у вищих навчальних закладах обов’язково вводять у програму курс ділового спілкування.

1.1. Ділова телефонна розмова

У напруженому житті ділових людей спілкування по телефону є незамінною можливістю для швидкого розв’язання проблем. Не завжди є час для зустрічі віч-на-віч. А протягом кількох хвилин, спілкуючись по телефону, можна вирішити будь-яке питання.

Перш ніж телефонувати у важливій справі, треба спочатку добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Треба уявити собі людину, з якою доведеться спілкуватися, і бесіду будувати, враховуючи її особливості. До того ж треба зважати на те, ви обмежені в часі.

Звичайно, телефонну розмову спланувати досить важко, особливо з незнайомим абонентом. Ми не бачимо співрозмовника, нам не відомі його жести, міміка. Ми лише чуємо його голос, орієнтуємося на інтонацію та паузи. До того ж розмова обмежена в часі (3-5 хвилин). Занадто довгі телефонні розмови послаблюють інтерес та увагу. Спілкування за допомогою телефону може утруднюватися через навколишній шум, дефекти мови, сильний голос, невідповідний тон співрозмовника. Тому слід говорити виразно, спокійно.

У телефонній розмові беруть участь двоє співрозмовників: той, хто телефонує, і той, хто приймає інформацію (абонент). Може бути й третя особа – посередник, який з’єднує співрозмовників. Тут особливо важливим є слова ввічливості вибачте, будь-ласка, дякую.

Традиційно телефонна розмова складається з таких елементів:

- момент встановлення зв’язку (взаємне відрекомендування);

- виклад суті справи (уведення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, відповідь);

- закінчення розмови.

Момент встановлення зв’язку.

Перші фрази – засіб відрекомендування сторін. Особа, яка знімає слухавку, називає себе відразу: “Коваленко біля телефону”, “Інспектор податкової інспекції Крюкова”. У відповідь теж називають себе: “Доброго ранку! Вас турбує наукова частина...”, “Добривечір! Це Олег Віталійович Кріпченко. На анонімний дзвінок можна не відповідати й покласти слухавку. Якщо телефонують не тому, хто зняв слухавку, тоді кажуть: Добрий день! Чи можу я попросити о телефону Петра Семеновича?

Виклад справи.

Слід намагатися стисло передати зміст питання, дати конкретні відповіді. Обговорення певної ділової ситуації – найдовший за часом етап телефонної розмови. Важливо наперед продумати перелік головних і другорядних питань, які вимагають конкретної відповіді. Щоб полегшити сприйняття інформації співрозмовником, її варто передавати частинами, роблячи між ними паузи. Це також дасть змогу другому учаснику висловити своє ставлення до обговорюваного питання. Треба слідкувати, щоб розмова не перетворилася на монолог. Якщо в процесі телефонної розмови обговорюється кілька тем, то бажано відокремлювати їх фразами на зразок: Отже, вважаю, це питання ми з’ясували або Чи можу я вважати, що ми досягли згоди?

Закінчення розмови.

Закінчувати розмову мусить той, хто телефонує. Якщо співрозмовник старший за віком, посадою, слід дати можливість йому закінчити розмову. За певних обставин викликаний до телефону може ввічливо сказати, що поспішає закінчити розмову через нагальні справи.

Пам’ятайте, що нечемно кидати трубку, нетактовно відповідати чи давати неправильну інформацію. Розмова має бути спокійною, розбірливою, чемною. Вихована людина не буде перебивати співрозмовника чи поправляти, підкреслювати свою професійну перевагу. Не варто засмічувати телефонну розмову крилатими виразами, надмірною образністю. Нетактовно класти трубку, не дочекавшись прощальних слів співрозмовника. Слід також пам’ятати, що надмірна ввічливість, улесливість не прикрашають співрозмовника, а свідчать про його низький етичний рівень і можуть викликати роздратування.

Службовий телефон – для розв’язання службових справ, а не особистих. Поздоровлення, співчуття прийнято виражати особисто чи листом, а не телефоном.

Телефоном не користуються для вирішення складних і відповідальних питань.

У телефонному спілкуванні керівника важливу роль відіграє його секретар, оскільки саме секретар установлює контакт з абонентом, тому він повинен знати правила спілкування телефоном, дотримуватись мовленнєвого етикету.

1.2. Службова бесіда

У роботі для встановлення контактів з іншими людьми найчастіше використовують таку форму спілкування, як бесіда.

Бесідою називається форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо. Вона сприяє тому, щоб партнери активізували свої зусилля для забезпечення співробітництва та впливу одне на одного.

Бесіди виконують такі функції:

обмін інформацією;

формування перспективних заходів і процесів;

контроль і координація вже розпочатих дій;

взаємне спілкування людей під час виконання виробничих завдань;

підтримання ділових контактів на рівні виробничих підрозділів, регіонів, держав;

пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей;

стимулювання людської думки в новому напрямку;

розв’язання етичних проблем, що виникли в якійсь ситуації тощо.

У ділових бесідах обговорюються конкретні справи. Розрізняють такі ділові бесіди: інформаційні, виклад своєї позиції.

За професійною спрямованістю розрізняють бесіди управлінські, педагогічні, правові тощо. Професійні справи, трудові акції здійснюються за допомогою ділових бесід.

Службова бесіда - один із різновидів ділової бесіди. Найчастіше - це розмова керівника з підлеглим. На думку психологів, такі бесіди сприяють підвищенню інтересу працівника до роботи, налагодженню тривалого ділового контакту, підсилюють авторитет керівника і довіру підлеглого.

Фахівці виробили певні правила ведення службових бесід. До такої бесіди треба готуватися заздалегідь. Слід поцікавитися особистістю майбутнього співрозмовника, його нахилами, захопленнями. Напруженості на початку розмови можна уникнути завдяки приязній і ввічливій манері звертання, інтересу до особистих і службових справ співрозмовника. Розмова стане приємнішою й невимушеною, якщо підлеглий пересвідчиться у щирості намірів керівника.

У вирішальний момент бесіди - після з'ясування фактів, позиції підлеглого і викладення керівником свого розуміння справи - начальник має стимулювати дальшу діяльність працівника, поставивши перед ним конкретне завдання. У цій ситуації керівникові треба бути вкрай обережним і тактовним. Слід пам'ятати, що у взаєминах керівника і підлеглого наказовий тон спілкування, навіть якщо людина має право розпоряджатися, викликає або протест, або пасивність. Коли людина відчуває, що нею намагаються маніпулювати як річчю, у неї виникає бажання ухилитися від цього або зробити ступінь тиску мінімальним. Беручи це до уваги, керівникові слід вживати коректних за формою і змістом словесних і несловесних засобів, повідомляючи підлеглого про поставлене перед ним завдання.

Під час бесіди треба говорити чітко, переконливо, не поспішаючи. Протягом бесіди варто змінювати інтонацію, акценти, щоб мова не була монотонною, невиразною. Важливо, щоб підлеглий і особливо керівник до кінця вислуховували одне одного, якомога уважніше сприймали сказане співрозмовником.

Керівникам рекомендують дотримуватися таких правил службової бесіди:

1. Визначте перед собою конкретні завдання.

2. Заздалегідь складіть план бесіди.

3. Визначте час, потрібний для досягнення своєї мети.

4. Виберіть місце й час проведення бесіди з урахуванням впливу її на результати.

5. На початку бесіди створіть атмосферу взаємодовіри.

6. Від початку й до завершення бесіди дотримуйтесь основного напряму, що веде до поставленої мети.

7. Будьте на висоті становища.

8. Зафіксуйте набуту інформацію в придатній для подальшого використання формі.

9. Припиняйте бесіду, досягнувши поставленої мети.

У свою чергу до запрошених на бесіду ділових людей теж висувається низка вимог.

Основна вимога - пунктуальність. На місце зустрічі треба прийти на п'ять хвилин раніше від призначеного часу.

Вважається, що неохайний вигляд - це неповага до співрозмовника. Отже, одягатися треба охайно в традиційному стилі: повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття.

Прийшовши за дві-три хвилини до зустрічі в приймальню, чітко назвіть секретареві свої ім'я, прізвище, мету приходу.

Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника, не можна робити нервових рухів, крутити в руках якісь предмети або щохвилини поглядати на годинник.

Відповідати на запитання потрібно якомога чіткіше й лаконічніше, бо безперервне красномовство справляє таке саме несприятливе враження, як і бурмотіння та заїкання. У ділових бесідах фіксований не тільки початок, а й закінчення. Трапляється, захопившись відповідями, відвідувач згадує про власне запитання, коли час зустрічі вичерпався.

Нарешті, не можна затягувати бесіду - розмову варто завершити за мить до того, як відчуєте себе зайвим.

Найважливішими етичними принципами в бесіді керівника з працівником при прийомі на роботу є:

конфіденційність (забезпечення умов для щирої і відвертої бесіди, особливо при викладенні причин звільнення з колишньої роботи);

доброзичливість (ставлення до співрозмовника має бути позитивним, схвальним; ваше схвалення і психологічна проникливість допоможуть йому точніше висловити свої думки, не замовчуючи істотного; навпаки, негативне ставлення відразу викличе у співрозмовника захисну реакцію, почуття невпевненості, настороженість, потайливість);

психологічна проникливість (здатність до розуміння іншої людини, її емоційного стану, вміння підтримувати розмову, вирішувати конфліктну ситуацію, давати належну оцінку культурі мови, виразу обличчя співрозмовника);

тактовність (повага до співрозмовника, обережність у висловлюваннях, вміння надати йому психологічну підтримку і словом, і жестом тощо).

У спілкуванні є ряд таких положень, слідуючи яким можна в значній мірі полегшити ділове спілкування, підвищити його ефективність і уникнути промахів в процесі взаємодії з іншими в бізнесі. Ці правила застосовні до окремих видів ділового спілкування: «зверху-вниз» (керівник—підлеглий), «знизу-вгору» (підлеглий—керівник) і «по горизонталі» (співробітник—співробітник).

Ділове спілкування «зверху-вниз» Без дотримання етики ділового спілкування між керівником і підлеглим більшість людей відчувають себе в колективі дискомфортно, етично незахищеними. Відношення керівника до підлеглих впливає на весь характер ділового спілкування, багато в чому визначає його етично-психологічний клімат. Саме на цьому рівні формуються в першу чергу еталони і зразки поведінки. Відзначимо деякі з них.

1. Критикуйте дії і вчинки, а не особу людини.

2. Ніколи не радьте підлеглому, як бути в особистих справах. Якщо порада допоможе, вам швидше за все не подякують. Якщо не допоможе — на вас звалиться вся відповідальність.

3. Ніколи не давайте співробітникам можливості зрозуміти, що ви не володієте ситуацією, якщо ви хочете зберегти їх пошану.

4. Дотримуйте принцип розподільної справедливості: чим більше заслуги, тим більше повинна бути винагорода.

5. Заохочуйте свій колектив навіть в тому випадку, якщо успіх досягнутий головним чином завдяки успіхам самого керівника.

6. Укріплюйте у підлеглого відчуття власної гідності. Добре виконана робота заслуговує не тільки матеріального, але і морального заохочення. Не лінуєтеся зайвий раз похвалити співробітника.

7. Захищайте своїх підлеглих і будьте їм вірними.

8. Вибирайте правильну форму розпорядження, враховуючи перш за все два чинники: (1) ситуацію, наявність часу для нюансів, (2) особа підлеглого — хто перед вами, добросовісний і кваліфікований працівник або людина, яку потрібно підштовхувати на кожному кроці. Залежно від цього слід вибирати і етично найбільш прийнятні норми поведінки і форми розпорядження.

Формами розпорядження можуть бути: наказ, прохання, запит і так званий «доброволець». Наказ найчастіше слід використовувати в надзвичайній ситуації, а також відносно недобросовісних співробітників. Прохання використовується в тому випадку, якщо ситуація рядова, а відношення між керівником і підлеглим засноване на довірі і доброзичливості. Така форма дозволяє співробітникові висловити свою думку на проблему в тому випадку, якщо вона з яких-небудь причин не може бути вирішена.

Етика ділового спілкування «знизу-вгору»

Знати, як слід звертатися і ставитися до свого керівника, не менш важливо, ніж те, які вимоги слід пред`являти до своїх підлеглих. Без цього важко порозумітися і з начальником, і з підлеглими. Використовуючи ті або інші норми, можна привернути керівника на свою сторону, зробити своїм союзником, але можна і налаштувати його проти себе, зробити своїм недоброзичливцем.

Ось декілька необхідних етичних норм і принципів, які можна використовувати в діловому спілкуванні з керівником.

1.Прагніть допомагати керівникові в створенні в колективі доброзичливої етичної атмосфери, зміцненні справедливих відносин. Пам`ятайте, що ваш керівник потребує цього в першу чергу.

2. Не намагайтеся нав`язувати керівникові свою точку зору або командувати ним. Висловлюйте ваші пропозиції або зауваження тактовно і ввічливо. Ви не можете йому прямо щось наказати, але можете сказати: «Як ви поставитеся до того, якби...?» і так далі

3. Не розмовляйте з начальником категоричним тоном, не кажіть завжди тільки «так» або тільки «ні». Співробітник, що вічно підтакує, набридає і справляє враженняпідлабузника. Людина, яка завжди говорить «ні», служить постійним подразником.

4. Будьте вірні і надійні, але не будьте підлабузником. Майте свій характер і принципи. Людині, яка не має стійкого характеру і твердих принципів, не можна довіритися, його вчинки не можна передбачати.

5. Не варто звертатися за допомогою, порадою, пропозицією і так далі «через голову», відразу до керівника вашого керівника, за винятком екстрених випадків. Інакше ваша поведінка може бути розцінене як неповага або зневага до думки начальника, або як сумнів в його компетентності. У будь-якому випадку ваш безпосередній керівник в цьому випадку втрачає авторитет і гідність.

6.Якщо вас наділили відповідальністю, делікатно запитайте і про ваші права. Пам`ятайте, що відповідальність не може бути реалізована без відповідної міри свободи дій.

Етика ділового спілкування «по горизонталі»

Стосовно колег-керівників слід мати на увазі, що знайти вірний тон і прийнятні норми ділового спілкування з рівними по статусу співробітниками з інших підрозділів — справа вельми непроста. Особливо якщо мова йде про спілкування і стосунки всередині однієї організації. У цьому випадку вони нерідко є суперниками в боротьбі за успіх і просування по службі. У той же самий час це люди, які разом з вами належать до загальної команди керівника. У даному випадку учасники ділового спілкування повинні відчувати себе рівними по відношенню один до одного.

Ось декілька принципів етики ділового спілкування між колегами.

1. Спробуйте досягти чіткого розподілу прав і відповідальності у виконанні загальної роботи.

2. Якщо коло ваших обов`язків перетинається з колами обов`язків ваших колег, це вельми небезпечна ситуація. Якщо керівник не розмежовує ваші обов`язки і відповідальність від інших, спробуйте зробити це самі.

3. Не давайте обіцянок, які ви не зможете виконати. Не перебільшуйте свою значущість і ділових можливостей. Якщо вони не виправдаються, вам буде незручно, навіть якщо на це були об`єктивні причини.

4. Не лізьте людині в душу. На роботі не прийнято питати про особисті справи, а тим більше проблемах.

5. Не прагніть здаватися кращим, розумнішим, цікавішим, ніж ви є насправді. Рано чи пізно все одно все випливе назовні і встане на свої місця.

6. Розглядайте вашого колегу як особу, яку слід поважати саму по собі, а не як засіб для досягнення ваших власних цілей.

1.3. Ділова нарада

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Виділяють такі основні завдання ділових нарад:

1). З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі ...); обмінятися інформацією з обговорюваних питань , скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим завданням відповідає інформаційний тип наради.

2). Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначена роз'яснювальна нарада чи збори - інструктаж.

3). Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип наради - проблемна чи «мозкова атака».

4). Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів –прийняття рішення.

5). Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип називається конференція чи навчальні збори.

Відповідно до мети виділяють види нарад.

Інструктивна нарада. Мета такої наради - передавання її учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів і виконавців.

Слід пам’ятати, що передавання інформації у письмовому вигляді скорочує витрати часу на її сприйняття, знижує вірогідність неправильного розуміння, дає змогу зосередитися на окремих питаннях, зрозуміти формулювання, терміни, визначення.

Оперативна нарада (п’ятихвилинка). Ця нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю заздалегідь підготовленого порядку денного, відносною нетривалістю (20-30 хв.). Основне завдання такої наради - одержання інформації “знизу” про стан справ. За мірою надходження і обговорення її керівник приймає оперативні рішення безпосередньо на нараді. Здебільшого вони стосуються перерозподілу ресурсів, погодження дій, вибору пріоритетів і розв’язання інших питань господарської діяльності організацій.

На оперативній нараді керівник може запропонувати виступити будь-кому з присутніх, вимагати докладної інформації, зобов’язати діяти негайно і тільки запропонованим шляхом, замінити виконавця, перервати того, хто виступає та ін.

Якщо керівник зацікавлений у постійних контактах з колективом, він організує регулярні наради.

Для регулярних нарад відводять визначений день тижня. Місцем проведення, як правило, є кабінет керівника організації. Однак краще скликати наради в спеціально обладнаному приміщенні.

1.4. Переговори

1. Суть і функції переговорів

Для того, щоб вести переговори, необхідно зрозуміти, що вони собою являють. Переговори - це вид спільної з партнером діяльності, як правило, спрямованої на рішення проблеми.

Вони завжди припускають, принаймні, двох учасників, інтереси яких частково збігаються, а частково - розходяться. В інших випадках ми маємо справу зовсім з іншими видами взаємодії. При повному збігу інтересів сторін обговорення не потрібно, учасники просто переходять до співробітництва.

При повній їхній розбіжності ми спостерігаємо в найбільш явному виді конкуренцію, змагання, протиборство, конфронтацію. Переговори - це факт нашого повсякденного життя, основний засіб одержати від інших людей те, чого ви бажаєте.

В сучасному житті все частіше доводиться звертатися до переговорів. Кожна людина хоче брати участь у прийнятті рішень, що її стосуються, і все менше людей погоджуються з кимось нав'язаними їм рішеннями. Хоча переговори відбуваються щоденно, проводити їх, як випливає, нелегко. Але люди бачать лише дві можливості ведення переговорів - бути податливим або твердим. Друга стандартна стратегія в переговорах передбачає середній підхід (між м'якою і твердою стратегією), який містить у собі спробу угоди між прагненням досягти бажаного і бути у гарних відносинах з людьми.

Ціль переговорівдосягнення домовленостей, узгодження і координація конкретних дій, визначення стратегічних і тактичних завдань.

Зазвичай вважається, що переговори потрібні тільки для того, щоб домовитися. В цілому, це твердження справедливе. Переговори потрібні для того, щоб разом з партнером обговорити проблему, що становить взаємний інтерес, і прийняти спільне рішення. Однак переговори використовуються і з іншими цілями. У цьому сенсі переговори можуть виконувати різні функції, які необхідно враховувати, спілкуючись з партнером. Наприклад, сторони, зацікавлені в обміні поглядами, але не готові за якимось причинами на спільні дії або рішення. В цьому випадку функція переговорів буде інформаційна.

Близької до інформаційної функції є комунікативна функція, зв'язана з налагодженням нових зв'язків і відносин. Тут основна задача також полягає в обміні точками зору й інформацією. Тому можна говорити про єдину інформаційно-комунікативну функцію.

До числа інших істотних функцій переговорів відносяться регулювання, контроль, координація дій. Ці функції, на відміну від інформаційно-комунікативної, реалізуються, як правило, при наявності добре налагоджених відносин партнерів, в тих випадках, коли вже є домовленості, а переговори ведуться з приводу виконання досягнутих раніше спільних рішень. Сьогодні до переговорів звичайно прибігають тоді, коли в однобічному порядку вирішити проблему або неможливо, або це зв'язано з занадто великими витратами.

Функції переговорів:

інформаційно-комунікативна;

спосіб регулювання відносин між партнерами;

засіб контролю раніше прийнятих рішень;

спосіб координації дій.

Наслідком того, що переговори являють собою спільну діяльність, є необхідність враховувати не тільки інтереси партнера, але і його бачення проблеми, його ставлення до переговорів і багато чого іншого. Іншими словами, стає задача правильно скласти уявлення про протилежну сторону. Воно формується ще до початку переговорного процесу й уточнюється в ході ведення переговорів. Але навіть коли сторони дійшли взаємного рішення і переговори формально закінчилися, взаємодія продовжується. Вона пов'язана з виконанням досягнутих домовленостей. На цьому етапі формується уявлення про надійність партнера, про те, наскільки серйозно він ставиться до підписаних документів.

2. Техніка планування та проведення переговорів

На цій фазі необхідно зосередити увагу на найбільш перспективних, основних і запасних варіантах ходу ведення переговорів. При цьому варто розрахувати, в розумі програти весь можливий хід переговорів, врахувати інтереси протилежної сторони та можливі компроміси. У спрощеному варіанті це звучить так: пошук найкращого шляху і його ретельне вивчення.

План дії залежить від мети і засобів переговорів. При цьому засоби - це не тільки фінансові фонди або матеріальні допоміжні ресурси, але і люди, що реалізують прийняті рішення, спираючи на свій творчий потенціал і можливості.

Предметом вивчення повинні бути й обставини, що супроводжують обраний варіант рішення. Чи немає правових протипоказань? Чи є прецеденти? Які можливі наслідки? Чи використовувалася інформація, що має імовірносний характер?

"Переговори - це не місце для поривів, це місце для дипломатії," - затверджує французьке прислів'я. Професіонал зобов'язаний бути дипломатом. Тобто мати у своєму арсеналі прийоми, інструменти і відмички, що дозволять відкрити серця партнерів. Знімати опір, нейтралізувати їх "несправедливі" дії.

Щоб задовольнити такі бажання, треба вміти: вирішувати проблему, налагоджувати міжособистісну взаємодію; керувати своїми емоціями. .

Добре підготовлений до переговорів той, хто задумався над наступними питаннями:

наскільки мета переговорів партнера відрізняється від вашої власної;

наскільки шляхи, які може обрати партнер, відрізняються від вашого власного варіанта;

які параметри вашого плану (терміни, засоби, люди) можуть використовуватися опонентом;

наскільки багато часу в партнера, чи оперує він інформацією, якої немає у вас, або навпаки;

на яких підставах партнер оперує своїм обраним варіантом рішення.

Тільки тоді, коли потенційний клієнт бачить переваги, що відповідають його "егоїстичним" спрямуванням, можна сказати, що ви досягли успіху, та здобули нового партнера.

Підготовка переговорів складається з двох частин:

рішення організаційних питань;

моделювання процесу (ходу) переговорів.

В організаційну частину входить:

формування складу делегації;

місце переговорів;

порядок денний;

попереднє узгодження інтересів сторін.

Що ми повинні знати про партнера? Його імідж, рівень професіоналізму, віхи кар’єри, людські якості.

Переговори почалися. Їхня бажана схема:

привітання, представлення, уточнення позицій;

розкриття суті проблеми переговорів;

проблема очима кожної із сторін;

діалог;

узгодження позицій, ухвалення рішення;

завершення переговорів.

Динамічна фаза переговорів, потребує обрати правильний стиль і темп, прийоми і техніку. Доцільно не поспішати, але і не затягувати процедуру переговорів. Потрібно уникати поспішних рішень і свідомо недоцільних вчинків.

У позиціях партнерів треба шукати рішення, які об’єднують сторони, а не розділяють їх. Є різні способи подачі позицій: відкриття; закриття; підкреслення спільності; підкреслення розходжень.

Підсумуємо техніку проведення переговорів:

установлення контакту зі співрозмовником;

ведення переговорів у потрібному напрямку;

спостереження за реакцією партнера, уміння слухати;

прогнозування відповідей партнера;

корекція власної поведінки протягом розмови;

уміння виражати розуміння або схвалення думки;

використання міміки і пантоміміки, знаків уваги;

уміння передбачати можливі варіанти відповідних реакцій.

Концентруючи увагу на взаємних інтересах і об'єктивних критеріях необхідно крок за кроком просуватися до ухвалення розумного рішення і взаємоприйнятої угоди (договору, контракту). На цьому етапі варто знову звернути увагу на людей, що ведуть переговори, заручитися якщо не дружнім їхнім відношенням, то хоча б взаєморозумінням і задоволенням від спільно проведеної роботи. На цій фазі дуже важливо задати собі питання типу: чи досягнута намічена мета переговорів? Ціль досягнута цілком або частково?

Що означає успішне завершення переговорів? Це досягнення заздалегідь намічених і запланованих цілей переговорів.

Наприкінці переговорів вирішуються такі завдання: досягнення основної або (в самому несприятливому випадку) запасної (альтернативної) мети; забезпечення сприятливої атмосфери наприкінці переговорів; стимулювання партнера до виконання намічених дій; підтримка в разі потреби подальших контактів з партнером і його колегами; складання всеосяжного висновку переговорів, зрозумілого для всіх присутніх.

3. Етикетні правила, що забезпечують успіх переговорів

1. На партнера не дивимося зверхньо. Ведемо переговори на рівних. Говоримо приблизно так: «Як досвідчений підприємець ви розумієте, що…».

2. Використовуємо принцип «підвищення ступеня складності». Починаємо з моментів другорядних, котрі вирішуються легше і створюють обстановку доброзичливості. Якщо почати з головних задумів – може статися «блокада переговорів» і навіть можливий їхній зрив.

3. Однобічної вигоди не прагнемо, виявляємо гнучкість, формуємо установку на згоду. Увагу партнерів акцентуємо не на розбіжностях, а на тім, що нас поєднує.

4. Не допускаємо емоційної напруги.

5. Уникаємо категоричності. Пропозиції, оцінки, висновки формуємо вкрай обережно, м’яко й обачно. Ось можливі фрази, звернені до партнера: «Наша точка зору трохи розходиться з вашою»; «Можна запропонувати інше рішення питання?»; «Спробуємо на проблему глянути з іншого боку»; «Можливо я помиляюся, давайте перевіримо факти».

Аргументація позиції – найважча частина переговорів. Серед методів переконання партнера застосовуємо:

метод компромісу – найкращий;

метод бумеранга – використання доказів партнера проти нього самого;

метод стимулювання – демонстрація наших труднощів, а потім – погодитися з партнером і запропонувати своє рішення.

7. Уважно вивчаємо психологічний стан партнера, так звані невербальні засоби спілкування: байдужість, зацікавленість, спокій. Стежимо за тоном, мімікою, жестом вони не меш важливі, ніж слова. З психологічного стану партнера визначаємо подальшу тактику переговорів.

Статистика свідчить:

зі 100 переговорів тільки 10 фіксуються як готовність продовжити ділові відносини. І тільки 1 переговори завершуються укладанням угоди.

8. У діловому спілкуванні важливі погляд і посмішка. Посмішка настроює партнера на дружелюбність і додає впевненості. Погляд – не менш сильний невербальний засіб.

9. Якщо переговори проводила команда, рішення знайдеться і таким методом: кожен учасник пише свій варіант рішення і представляє керівнику. Останній відбирає найбільш прийнятний варіант, доповнює думками з інших варіантів.

10. Наприкінці зустрічі буде корисним подякувати партнерів за спільну роботу.

Іноземці за столом переговорів

Американські підприємці. Застосовують «пресинг» - тиск. Добре знають кон’юнктуру ринку. Ділові переговори поділяють на три стадії: 1) аналіз і збір інформації; 2) планування переговорів; 3) дискусія, щоб засвоїти позицію партнера.

Виявляють компетентність, професіоналізм. Люблять торгуватися, прагнуть реалізувати свої цілі.

Бізнесмен-німець: починає переговори, якщо бачить можливість угоди, віддає перевагу педантичності переговорів, конкретність і ясність позицій сторін. У ході дискусій уважно фіксує логіку доказів. Строгий до дотримання умов і термінів домовленості. Зустріч розписує по днях і годинах, досить гнучко й охоче відповідає на ініціативу партнера, поважає титули партнерів. У діловому спілкуванні подарунків не приймає.

Французький підприємець – ревниво оберігає репутацію фірми. Переговори веде жорстоко. Ризикувати не бажає. Цінує колишні зв’язки. Орієнтується на логічні докази, спирається на загальні принципи, Запасної позиції, як правило, не має, Віддає перевагу зовнішній стороні переговорів: візитні картки, неофіційні форми контакту. Якщо ви запрошені на вечерю – це висока для вас честь і довіра.

Англійці бізнесмени – на переговорах прагнуть прийняти рішення ще в ході переговорів. Гнучко й охоче відповідають на ініціативу партнера.

Італійський бізнесмен – прихильник переговорів у неофіційній обстановці, наприклад, у ресторанах. Розпитує подробиці про кожного учасника переговорів, прийому.



Страницы: 1 | 2 | Одной страницей


See also:
Разное
Похожие записи
  • Я выбрала эту тему
     Я выбрала эту тему потому, что считаю её очень интересной и полезной: хочу...
  • Финансовое тема 1
    Банковский кредит в системе кредитных отношений: понятие и принципы Деньги, как и...
  • Фінанси акціонерних товариств тема 1
    Тема 1 Сутність та призначення корпоративних фінансів Поняття корпоративних фінансів  Корпоративні фінанси (Corporate Finance)...

Комментарии закрыты.